POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION

INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA

POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA

  • CONTEXTO 

El presente documento establece las Política de Tratamiento de Datos Personales de CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES  ICF COLOMBIA, dando cumplimiento a las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, desarrollando los principios constitucionales bajo los cuales toda persona tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar la información personal que repose en bases de datos o archivos (manuales o automatizados), y a recibir información veraz y verificable

  • ALCANCE

CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACIÓN INTERNACIONAL DE COACHES  ICF COLOMBIA como responsable del tratamiento, velará por la seguridad y calidad en el tratamiento de la información, y el cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la normativa vigente referente a la protección de datos personales, y en especial lo establecido en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones que la modifiquen, adicionen o complementen.

  1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: 

Responsable del Tratamiento de Datos: CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA, es una entidad sin ánimo de lucro, dedicada principalmente a la conformación de la comunicación de Coaches en la región Andina y Centroamérica, con el fin de propender por el desarrollo profesional de sus miembros incrementando sus habilidades y efectividad, en el ejercicio de la profesión del coaching.

NIT: 900.028.463-3

DOMICILIO PRINCIPAL: Bogotá D.C

CORREO ELECTRÓNICO: presidencia@icfcolombia.com

  • MARCO LEGAL:
  • Constitución Política de Colombia. 
  • Ley 1581 de 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”. 
  • Decreto Reglamentario 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” 
  • DEFINICIONES
  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. 
  • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Aviso de privacidad: es la comunicación verbal o escrita que tiene como fin el informar al titular de los datos sobre la política de protección de datos. 
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada). 
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son Considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 
  • Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general. 
  • Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general. 
  • Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
  • Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. 
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. 
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. 
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. 
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  • PRINCIPIOS RECTORES 

Para el tratamiento de los datos personales, CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA se compromete con los titulares de la información a tratar sus datos personales, de conformidad con los siguientes principios: 

  • Legalidad: El tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (ley estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios). 
  • Finalidad: Los datos personales recolectados serán utilizados para la gestión de la relación con los miembros de la ICF Colombia, sus proveedores y aliados. Dicha gestión comprende la comunicación de eventos, capacitaciones, encuentros, deberes y responsabilidades adquiridas por el hecho de pertenecer a la ICF Global.
  • Libertad: La recolección de los datos personales solo podrá ejercerse con la autorización, previa, expresa e informada del titular. 
  • Veracidad o Calidad: La información sujeta al tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 
  • Transparencia: En el tratamiento de datos personales se garantiza el derecho del titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 
  • Acceso y Circulación Restringida: el tratamiento de datos personales solo podrá realizarse por las personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. 

Seguridad: Los datos personales sujetos a tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 

  • Confidencialidad: Todas las personas de la ICF Capítulo Colombia, que intervienen en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.

  • AUTORIZACIONES

CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA, solicitará la autorización de manera que el titular de la información otorgue su consentimiento previo, expreso e informado del tratamiento al cual son sujetos sus datos personales.

 

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato, las cuales permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dichas conductas deben exteriorizar de manera clara la voluntad de autorizar el tratamiento.

El consentimiento del titular se podrá obtener por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tales como, comunicación escrita, verbal, virtual o por conductas inequívocas.

 

En virtud de su naturaleza y objeto social, CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACIÓN INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA, recibe, recolecta, registra, conserva, almacena, modifica, reporta, consulta, entrega, transmite, transfiere, comparte y elimina información personal, para lo cual obtiene la previa autorización del titular.

 

CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACIÓN INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA, conservará prueba de dichas autorizaciones de manera adecuada, velando y respetando los principios de privacidad y confidencialidad de la información.

  • FINALIDADES Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La información recolectada por CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA permite la realización de las siguientes finalidades: 

  1. Recaudar de los afiliados a la ICF Colombia, los dineros por concepto de actividades comerciales, evento, encuentros, talleres y demás actividades que impliquen pago de sumas de dinero del miembro a la corporación.
  2. Convocar, invitar y hacer partícipes a los afiliados a la ICF Colombia de las actividades de la organización para la promoción y ejercicio del coaching en sus diferentes modalidades.
  3. Crear convenios y alianzas que permitan brindar una mayor calidad y oportunidad en los servicios a los afiliados y beneficiarios. 
  4. Innovar en medios y mecanismos que faciliten la entrega de productos y servicios a los afiliados, beneficiarios y clientes. 
  5. Analizar la experiencia y percepción que los afiliados, beneficiarios y clientes tienen sobre los productos y servicios. 
  6. Gestionar los recursos para el logro del bienestar del talento humano.
  7. Brindar confianza y seguridad a terceras partes y a la sociedad en general sobre el tratamiento de los datos personales, conforme a las leyes y a la constitución. 
  8. Ejecutar análisis y estudios de los datos que permitan llevar a cabo mercadeo, promociones y notificaciones de los productos y servicios. 
  9. Realizar actividades de análisis de riesgo operativo y financiero para estudio y la entrega de productos y prestación de servicios. 
  10. Actualizar la información de contacto en las bases de datos de la ICF Colombia. 
  11. Informar a los afiliados sobre los servicios, convenios y beneficios a los que tienen derecho y pueden hacer valer por medio de los distintos canales. 
  12. Establecer contacto con los titulares mediante los diferentes canales de comunicación que dispone en la organización.

  • Procedimientos

  • Derecho al acceso. La ICF Capítulo Colombia, dispone de la página web, a través de la cual los titulares de la información personal puedan establecer las comunicaciones pertinentes con objeto del derecho constitucional de acceso a la información personal tratada en sus sistemas de información. 
  • Derecho a consultar. La ICF Capítulo Colombia, permite la consulta a través del titular de los datos personales o a través de su apoderado, para lo cual se requiere la copia del documento de identidad del titular y poder firmado donde conste la delegación de la consulta.
  • Derecho a actualizar, rectificar, suprimir o revocar.  Los titulares podrán en todo momento solicitar a la ICF capítulo Colombia, que sus datos sean actualizados, rectificados, suprimidos o revocar la autorización de tratamiento de los datos en las bases de datos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. La solicitud no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual relacionado con los servicios y/o productos prestados por la organización. 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término previsto, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

  • DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS.

Son deberes del CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA, los siguientes:

Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.

Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular o prueba de ésta. 

Informar al titular sobre las finalidades de la recolección, los usos de sus datos personales y sus derechos en razón a la autorización otorgada.

Conservar la información en condiciones de seguridad para prevenir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

Suministrar a terceros o encargados del tratamiento información veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. 

Actualizar la información que tenga algún tercero o encargado, respecto de todas las novedades en relación con los datos suministrados y adoptar las medidas necesarias para que la información esté actualizada. 

Rectificar la información cuando tome conocimiento de que es incorrecta.

Darle trámite a las consultas y reclamos formulados de conformidad con lo previsto en la presente Política y en la ley. 

Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

  • DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES 

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento: 

  • Conocer los Datos Personales sobre los cuales CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA para el Tratamiento de sus Datos Personales. 
  • Ser informado por CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales. 
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales. 
  • Solicitar a CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y la sociedad, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos. 
  • Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. 

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas: 

  • Por el Titular
  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento

  • CONSULTAS

Los titulares podrán solicitar que se les informe sobre los datos personales del titular que se encuentren almacenados en cualquier base de datos de CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA. 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no sea posible atender la consulta dentro del término previsto, se informará al interesado, señalando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la consulta, la cual no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, de conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

  • RECLAMOS

El Titular, podrá solicitar la corrección, actualización o supresión de la información contenida en nuestras bases de datos cuando adviertan el presunto desconocimiento de los principios y deberes que regulan el tratamiento de datos personales, atendiendo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la corporación, al correo presidencia@icfcolombia.com, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo señalando el teléfono, la dirección física o electrónica a la que se deba notificar y remitirse la respuesta de la solicitud.
  1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  • CANALES

Correo electrónico CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACIÓN INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA: presidencia@icfcolombia.com

  • TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN DE LOS DATOS 

CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA, podrá efectuar transferencia y transmisión de datos personales de los titulares. Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, se tomarán las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar esta Política, bajo el entendimiento que la información personal que reciban, únicamente podrán ser utilizada para asuntos directamente relacionados a la actividad económica de CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. 

Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. 

Con la aceptación de la presente política, el Titular autoriza expresamente transferir y transmitir datos Personales. La información será transferida y transmitida, para todas las relaciones que puedan establecerse con CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA.

  • RELACIÓN CON TERCEROS Y/o ENCARGADOS

En desarrollo de esta Política y las disposiciones internas para el manejo adecuado de datos personales, CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA, velará porque los terceros con que se vincule o con los que establezca relaciones comerciales, laborales o alianzas, adecuen sus conductas al régimen de protección de datos personales en Colombia.

En atención a lo anterior, CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA, sin perjuicio de toda la documentación, modelos y medios previstos para la solicitud de la autorización para el tratamiento, los avisos de privacidad, registros y coberturas contractuales y/o legales, podrá solicitar a terceros y/o encargados, la información idónea y pertinente para verificar y observar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente política y en el régimen de protección de datos personales en Colombia.

En este sentido, CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA, podrá solicitar a terceros y/o encargados que acrediten de manera previa, durante o de forma posterior a la relación que los vincule, el cumplimiento de los requisitos del régimen de protección de datos personales.

  • VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL 

Los datos personales estarán sujetos a tratamiento por CAPITULO COLOMBIA DE LA FEDERACION INTERNACIONAL DE COACHES ICF COLOMBIA, con una una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades para las cuales la información fue recolectada, o el periodo de vigencia que señale la Ley, contrato o sentencia según corresponda.

  • MODIFICACIONES

Esta política puede ser modificada en cualquier momento con el objeto de adaptarla a nuevas prácticas que se desarrollen o a novedades legislativas o jurisprudenciales en la materia. Cualquier actualización se pondrá a disposición de los titulares de la información personal en la página web www.icfcolombia.com o en cualquier otro medio que se considere pertinente, indicando la fecha de entrada en vigencia de la correspondiente modificación o actualización, según sea el caso.

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